Istilah akuntansi persediaan merupakan salah satu hal yang berhubungan dengan pekerjaan gudang. Persediaan merupakan bagian dari kepemilikan perusahaan yang bisa berupa produk atau atribut lain dalam menyelenggarakan penjualan atau produksi. Menghitung persediaan dalam melakukan bisnis akan memiliki 2 tujuan. Tujuan akuntansi perusahaan pertama adalah menghitung persediaan dan penjualan. Tindakan ini dilakukan untuk mengetahui jumlah barang yang terjual dan penjualan sehingga menghasilkan perhitungan laba kotor. Tujuan yang lain adalah untuk menghitung saldo persediaan yang berhubungan dengan perhitungan berbagai aspek lain dalam akuntansi. Keterlibatan persediaan dalam perhitungan akuntansi memiliki pengaruh yang besar karena sifatnya yang setara dengan aset dan ketersediaannya yang mempengaruhi aliran uang di dalam perusahaan.

Menghitung Harga Pokok Penjualan

Persediaan juga digunakan untuk menghitung harga pokok penjualan. Perhitungan bisa dilakukan secara terus-menerus atau bisa juga dilakukan secara periodic. Perubahan harga barang bisa terjadi karena persediaan yang tidak memadai. Kondisi ini biasanya terjadi pada pasar makanan dan pasar lain yang cenderung mengalami perubahan biaya dari waktu ke waktu. Harga pokok penjualan dihitung dengan menggunakan penjumlahan saldo persediaan awal dengan pembelian untuk mendapatkan persediaan yang tersedia. Saldo persediaan kemudian dikurangi dengan saldo persediaan akhir setelah penjualan dilakukan. Pencatatan jumlah persediaan harus dilakukan dengan benar untuk menghindari masalah berikut.

• Saldo persediaan akhir yang menjadi besar karena kesalahan pencatatan akan mengakibatkan harga pokok penjualan menjadi terlalu rendah dan laba menjadi besar.
• Rasio keuangan dipengaruhi karena rasio acid dan quick menjadi besar dan penjualan menjadi lebih kecil.
• Saldo persediaan akhir yang kecil akan memberikan dampak sebaliknya dari yang disebutkan sebelumnya.

Selain itu ada beberapa jenis transaksi dan proses SOP perusahaan yang berhubungan dengan persediaan yaitu:

• bahan baku yang diterima
• pengolahan bahan baku sebagai bagian dari proses produksi
• penyesuaian jumlah bahan baku akibat kerusakan, kehilangan atau cacat dalam proses produksi.

Penerimaan bahan baku akan mengubah saldo persediaan. Transaksi ini akan mengurangi aset atau menambah hutang bergantung pada cara pembayaran yang digunakan. Pengujian bisa dilakukan beberapa kali dalam beberapa tingkatan yang diawali dari pengujian penerimaan menggunakan DO. Surat penerimaan dan jumlah fisik bisa diuji kesesuaiannya. Pihak gudang juga dapat dilibatkan untuk menguji apakah barang yang diminta sesuai baik dalam jumlah fisik ataupun jenis item.

 

Selanjutnya pengujian dapat dilakukan dengan cara mengamati proses produksi. Barang akan dihitung secara manual dalam proses produksi karena beberapa jenis bahan baku akan mengalami penghitungan ulang pada saat ini. Perhitungan akuntansi persediaan pada saat bahan baku memasuki proses produksi berubah menjadi lebih tinggi pada setiap item barang sehingga saldo mengalami peningkatan. Untuk membuat nilai persediaan tetap sama dan tidak mengalami perubahan maka akan dibuat bagian baru yang mengindikasikan barang yang telah masuk ke dalam proses produksi. Langkah ini bisa jadi tetap akan mengubah nilai saldo persediaan tapi perubahan hanya terjadi pada permasalahan pada bahan baku.

Perubahan Pada Saldo Persediaan

Bahan baku bisa mengalami perubahan dari waktu-ke waktu karena beberapa hal yang bisa terjadi di dalam gudang. Kerusakan pada bahan baku bisa membuat bahan tidak  lagi dapat diproduksi. Kondisi ini secara otomatis menuntut penghitungan ulang sesuai dengan kejadian pada gudang dan dampaknya pada bahan baku. Penyesuaian jumlah persediaan akan dilakukan dengan cara ini. Harga pokok penjualan akan ditempatkan di debit karena barang yang dibicarakan telah hilang dan dianggap sebagai kerugian. Jika permasalahan penyesuaian terjadi karena kekurangan pihak gudang maka perbandingan pembukuan akan difokuskan pada jumlah persediaan dan penjualan pada saat ini dengan beberapa waktu yang lalu.

 

Untuk menghindari permasalahan penurunan produksi atau pengurangan laba karena kehilangan atau kerusakan barang bisa dibuat sebuah sistem pencatatan untuk barang baku cadangan. Barang baku cadangan ini memiliki sistem pencatatan yang menambah jumlah persediaan tapi tidak dimasukkan ke dalam saldo persediaan. Pencatatan dilakukan terpisah antara saldo persediaan dengan cadangan. Ketika kerusakan atau kehilangan terjadi, nilai saldo persediaan akan tetap namun cadangan akan berkurang secara otomatis. Melakukan  pembuatan cadangan bahan baku pertama kali akan secara otomatis meningkatkan harga pokok penjualan dan mengurangi laba, tapi pada periode selanjutnya perhitungan akan kembali normal.

 

Bahan baku yang dimasukkan pada proses pengolahan pada akhirnya akan menjadi barang jadi. Barang jadi adalah barang yang siap untuk dipasarkan. Barang ini akan menjadi bagian dari saldo persediaan dan mengurangi catatan barang yang diproses. Barang yang berasal dari supplier di luar perusahaan juga bisa dicatat dengan cara ini tapi tidak mempengaruhi barang yang di dalam proses. Pencatatan akan mengurangi kas atau menambah hutang dan meningkatkan saldo persediaan sesuai dengan proses transaksi.

 

Pengiriman barang bisa dilakukan karena transaksi penjualan atau perpindahan barang dari pusat produksi ke outlet penjualan. Pada proses penjualan pencatatan akan mengurangi saldo persediaan sedangkan laba dan biaya produksi akan bertambah. Pada kasus pengiriman barang perhitungan akuntansi persediaan akan tetap mengurangi saldo persediaan dan biaya produksi akan bertambah, tapi tindakan ini tidak menambah laba karena pada situasi perpindahan barang tidak ada penjualan yang terjadi.